Politique de confidentialité
Version 2026-11 — mise à jour le 13 octobre 2026
1. Qui est responsable de vos données ?
Soignantrepreneurs.com (« l’éditeur ») édite MedTranscript. Contact pour toute question ou pour exercer vos droits : docraynotes@gmail.com. Référent pour la protection des données : Olivier Ray, Président, joignable à la même adresse.
Deux situations sont à distinguer. Pour les données de votre compte de praticien, l’éditeur est responsable du traitement. Pour les données de vos patients contenues dans vos consultations, vous êtes responsable du traitement et l’éditeur est votre sous-traitant (voir l’article 4).
2. Les données de votre compte
Nous collectons les données nécessaires à votre inscription, à la sécurité de votre accès et à votre abonnement :
| Données | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, numéro RPPS, spécialité, sociétés savantes, établissement, en-tête et logo de courrier | Créer et gérer votre compte, vérifier votre qualité de professionnel de santé, personnaliser vos documents | Exécution du contrat ; intérêt légitime (lutte contre l’usurpation de qualité) |
| Mot de passe (conservé sous forme hachée, jamais en clair), secret de double authentification, code de vérification de l’adresse e-mail | Sécuriser l’accès à votre compte | Exécution du contrat ; intérêt légitime (sécurité) |
| Abonnement : formule, dates, statut, identifiants client et abonnement Stripe. Le numéro de carte reste chez Stripe | Facturer et gérer l’abonnement | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité) |
| Usage : nombre de consultations, coûts techniques des appels aux modèles, dernière connexion, présence en ligne | Appliquer l’essai et les quotas, assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Service | Exécution du contrat ; intérêt légitime |
| Acceptation des CGU (date et version) | Conserver la preuve de votre acceptation | Intérêt légitime ; obligation légale de preuve |
| Mesure d’audience agrégée du site | Comprendre l’usage du site, sans dépôt de cookie publicitaire | Intérêt légitime |
3. Combien de temps ?
Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées :
- Données de compte et de profil (identité, coordonnées, RPPS, spécialité, en-tête, logo, trames et exemples) : pendant toute la durée d’utilisation du Service, puis 30 jours après la fin de l’essai ou de l’abonnement, ou après la clôture du compte, pour vous permettre d’exporter vos contenus (CGU, article 6.4) ; elles sont ensuite supprimées.
- Éléments de preuve du contrat (identité, date et version des CGU acceptées, déclaration professionnelle, historique de l’abonnement) : archivés en accès restreint pendant 5 ans après la clôture du compte, durée de prescription des actions en justice, puis supprimés.
- Demande d’inscription non validée : supprimée au plus tard 3 mois après la demande.
- Factures et pièces comptables : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, conformément à l’obligation légale (Code de commerce, article L. 123-22).
- Journaux techniques et de sécurité (connexions, erreurs, durée des transcriptions, jamais leur contenu) : 12 mois au maximum.
- Code de vérification de l’adresse e-mail : 15 minutes. Lien de réinitialisation du mot de passe : 30 minutes, à usage unique.
- Consultations de vos patients (audio, transcription, documents générés) : non conservées par l’éditeur (voir l’article 4) ; l’historique du jour reste dans votre navigateur, sous votre contrôle.
- Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données à tout moment, sous réserve des durées imposées par la loi (preuve, comptabilité).
4. Les données de vos consultations (patients)
Ces données sont traitées pour votre compte et sur vos instructions. Voici précisément ce qui se passe :
- L’enregistrement audio est envoyé, par morceaux, à un serveur de transcription hébergé en France chez OVHcloud. Il y est traité en mémoire vive, sans jamais être écrit sur disque, et supprimé dès la transcription terminée ; seules la durée et la longueur sont journalisées, jamais le contenu.
- Le texte transcrit est automatiquement pré-anonymisé avant d’être envoyé au modèle de langage : les noms précédés d’un titre, numéros de téléphone, adresses e-mail, numéros de sécurité sociale, adresses et dates précises sont remplacés par des marqueurs. Cette pré-anonymisation est automatique et n’est pas infaillible (par exemple un prénom seul ou un nom de lieu sans marqueur peut passer). Évitez de dicter des informations identifiantes inutiles.
- Le compte rendu, le courrier et le résumé pour le patient sont rédigés par un modèle d’intelligence artificielle (Claude, société Anthropic, États-Unis) à partir du texte pré-anonymisé. Les conditions commerciales de ce prestataire lui interdisent d’entraîner ses modèles sur les données transmises ; leur traitement est encadré par son accord de sous-traitance (Data Processing Addendum), qui inclut les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- Les dictées de correction (bouton « Dictée vocale » dans le compte rendu, saisie vocale des consignes et des actes) sont enregistrées dans votre navigateur, puis transcrites par le même serveur de transcription en France que vos consultations (l’audio n’est pas envoyé à l’éditeur de votre navigateur) ; l’audio y est traité en mémoire vive, sans écriture sur disque, puis supprimé après transcription. Le texte transcrit, avec le contexte du compte rendu autour du curseur, est ensuite envoyé au modèle de langage pour corriger les termes médicaux. Utilisez-les sans information identifiante.
- Si vous collez un dossier antérieur pour en obtenir un résumé, ce texte est pré-anonymisé automatiquement avant d’être envoyé au modèle de langage : les noms, coordonnées, numéros de sécurité sociale et dates de naissance sont masqués, et les dates précises sont réduites au mois et à l’année. Cette pré-anonymisation n’est pas infaillible : évitez de coller des informations identifiantes inutiles.
- L’éditeur ne conserve pas vos consultations sur ses serveurs : ni l’audio, ni le texte transcrit, ni les comptes rendus. L’historique du jour et les derniers enregistrements audio (4 au maximum) restent dans votre navigateur, sur votre poste, et sont effaçables par vous.
- Exception : les trames, exemples et modèles de comptes rendus que vous enregistrez dans votre profil sont conservés dans notre base de données. N’y inscrivez aucune donnée identifiante de patient.
5. Qui reçoit vos données ?
Nous faisons appel aux prestataires suivants. Aucune donnée n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.
| Prestataire | Rôle | Pays |
|---|---|---|
| OVHcloud | Transcription audio (serveur dédié) | France |
| Anthropic | Rédaction des documents par un modèle d’IA, à partir de texte pré-anonymisé | États-Unis |
| Vercel | Hébergement de l’application (fonctions serveur exécutées à Dublin ; société établie aux États-Unis) | Union européenne (Irlande) |
| Supabase | Base de données des comptes et profils | Union européenne (Irlande) |
| Stripe | Paiement et facturation de l’abonnement | Union européenne / États-Unis |
| Google (Gmail, offre Google Workspace) | Envoi des e-mails du Service (code de vérification, réinitialisation, rappels) | Union européenne (contrat avec Google Cloud EMEA, Irlande) / États-Unis |
Pour les transferts hors Union européenne, nous nous appuyons sur les garanties prévues par le RGPD : les accords de sous-traitance d’Anthropic, de Vercel, de Supabase et de Google (Workspace) intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; Stripe est certifié au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), complété par ces mêmes clauses.
6. Sécurité
- Les échanges avec le Service sont chiffrés (HTTPS).
- Les mots de passe sont conservés sous forme hachée avec un sel propre à chaque compte ; leur robustesse est contrôlée, y compris par rapport aux mots de passe divulgués dans des fuites connues.
- Une double authentification est demandée, et le nombre de tentatives de connexion est limité.
- L’accès aux données de la base est restreint aux seules personnes qui en ont besoin.
7. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données de compte. Pour les exercer, écrivez à docraynotes@gmail.com. Nous répondons dans un délai d’un mois.
Les patients s’adressent au praticien qui les a pris en charge, responsable du traitement de leurs données ; l’éditeur l’assiste dans cette démarche en tant que sous-traitant.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
8. Stockage dans votre navigateur
Le Service utilise le stockage local de votre navigateur pour maintenir votre session, vos préférences d’affichage, l’historique du jour et les derniers enregistrements audio. Il ne dépose pas de cookie publicitaire ni de traceur de suivi publicitaire. Vous pouvez effacer ces données à tout moment depuis les réglages de votre navigateur.
9. Modifications
Nous mettons à jour cette politique lorsque les traitements évoluent. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informons par e-mail ou à la connexion.